Der Start: Datenstruktur, Zugriff und Betrieb
Eine lokale KI ist nur so verlässlich wie ihre Wissensbasis. Damit sie verlässlich bleibt, muss jemand sie pflegen.
Im Hochwasserszenario meines Testfalls fehlten die Höhen der Messpunkte. In der Spalte “Markierung” standen nur leere Linien. Ich habe die Werte in Metern über Meer ergänzt und aus Kapitel 5 die Fassung 2.3 gemacht. Eine Änderung: vier Höhen und ein Satz zum Normalpegel des Sees.
Damit die KI die neue Fassung auch nutzt, waren drei weitere Schritte nötig. Fehlt einer davon, arbeitet sie mit alten Angaben weiter oder mischt alte und neue.
Drei Schritte für eine Änderung
Die alte Fassung aus der Wissensbasis entfernen. Sonst liegen zwei Kapitel 5 nebeneinander, eines mit Höhen, eines ohne. Die KI zitiert dann einmal das eine, einmal das andere.
Die neue Fassung hochladen und prüfen, was die KI daraus liest. Erst die Ansicht des ausgelesenen Textes zeigt, ob die Höhen angekommen sind.
Alles nachführen, was auf die Fassung verweist. Mein Werkzeug für die Word-Dokumente nennt im Quellenverzeichnis die Version jedes Kapitels. Ohne Anpassung stünde dort weiter “2.2”.
Der Plan selbst verlangt diese Sorgfalt. In Kapitel 6 steht: “Nur die freigegebene Version ohne ältere Parallelfassung in OpenWebUI bereitstellen. Nach dem Upload die extrahierte Inhaltsansicht prüfen und Testfragen zu Stufen, Vertretung, Notruf, Sammelstelle und Wiedereröffnung durchführen.” Die Regel ist geschrieben. Jemand muss sie bei jeder Änderung auch einhalten.
Was Pflege heisst
Wertvolles Wissen steckt in Dokumenten, die über Jahre entstanden sind. Eine lokale KI macht es schneller zugänglich und Zusammenhänge sichtbar. Unordnung beseitigt sie nicht. Die Qualität der Wissensbasis bestimmt die Qualität der Ergebnisse.
Pflege heisst deshalb vier Dinge:
Festlegen, was verbindlich ist. Welche Dokumente gehören in die Wissensbasis, und welche Fassung gilt?
Neue Fassungen einspielen und alte entfernen. Jede Änderung so, dass nie zwei Fassungen nebeneinanderliegen.
Änderungen festhalten. Wer hat wann was geändert, und warum?
Nach jeder Änderung prüfen. Mit ein paar Fragen, deren Antwort man kennt, und dem Blick in die Quelle.
Wie schnell Fassungen auseinanderlaufen, habe ich am Anfang des Testfalls selbst erlebt: Zwei Pläne trugen beide die Nummer 1.0, der eine mit neun Massnahmen, der andere mit elf.
Es braucht eine zuständige Person
Für eine lokale KI lassen sich Rechner, Modell und Zugriffsrechte klar regeln. Die Pflege der Wissensbasis braucht ebenso eine Zuständigkeit. Bleibt sie offen, veraltet die Wissensbasis Schritt für Schritt, und die Antworten mit ihr.
Die zuständige Person braucht zweierlei. Sie muss den Inhalt verstehen, um zu erkennen, welche Fassung gilt und wo sich zwei Dokumente widersprechen. Und sie muss wissen, wie die KI die Dokumente liest, damit eine Änderung auch dort ankommt. In einer Organisation mit Hunderten von Dokumenten ist es eine sich wiederholende Aufgabe.
Diese Arbeit übernehme ich als externe Fachredaktion. Wenn Sie wissen möchten, wie das für Ihren Dokumentenbestand aussehen kann, schreiben Sie mir über das Kontaktformular.
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