Was die KI im Dokument nicht sieht.
Die KI antwortet in drei Sekunden. Sie nennt das Dokument, die Seite und die zuständige Person. Es klingt überzeugend. Nur stammt die Seitenzahl aus einer alten Fassung, und den Titel hat sie aus dem Tabellenkopf gelesen, der über allen Dokumenten steht. Solche Fehler finden sich in den Dokumenten selbst.
Drei Seiten ohne Text
Das Hochwasserszenario des Campingplatzes Seeblick hatte in seiner ersten Fassung acht Seiten. Auf den Seiten 5 bis 7 stand das Wichtigste: das Aufgabenblatt für den Platzwart, der Ablauf für Rezeption und Schichtleitung, die Anweisungen an die Gäste.
Für einen Menschen waren diese Seiten gut lesbar. Tabellen, Pfeile, Kästen. Für die KI waren sie fast leer. Die drei Seiten lagen nur als Grafik vor. Im Text der PDF-Datei standen fast nur die Überschriften.
Eine lokale KI liest den Text, den sie aus der Datei ziehen kann. Ein Bild, das wie eine Tabelle aussieht, bleibt für sie ein Bild. Wer den Platzwart fragt, was er bei Stufe 2 tun muss, bekommt eine Überschrift oder eine erfundene Antwort.
Was die Prüfung sonst noch fand
Die Grafikseiten waren nicht der einzige Befund. Es gab zwei Fassungen mit derselben Versionsnummer 1.0. Die eine zählte neun Massnahmen, die andere elf. In der einen war “Platzwart und Personal” zuständig, in der anderen nur der Platzwart.
Ein Mensch merkt so etwas vielleicht beim Lesen. Die KI merkt es nicht. Sie nimmt, was sie findet, und mischt beide Fassungen in einer Antwort. Wer welche Aufgabe hat, ist danach Glückssache.
Fehler aus echten Qualitätsdokumenten
Das Hochwasserszenario ist fiktiv. Die Fehlerquellen kommen in echten Qualitätsdokumenten manchmal auch vor.
Der falsche Titel: Viele Qualitätsdokumente stehen in einer Tabellenstruktur, der Text sitzt in Rahmen. Ganz oben steht ein Sammeltitel, der für alle Dokumente der Wissensbasis gleich ist. Der Titel, der zählt, steht darunter. Die KI liest meistens den obersten und ordnet jedes Dokument demselben Thema zu.
Die alten Seitenzahlen: Ein Krisenszenario besteht aus vielen Einzeldokumenten: Tabellen, Prozessabläufe, Word-Dokumente. Jedes hat seine eigene Zählung, Seite 1 bis 5, Seite 1 bis 3. Werden sie zu einem Dokument mit 80 Seiten zusammengefasst, stimmen diese Angaben nicht mehr. Die KI liest sie trotzdem und nennt sie als Fundstelle. Abhilfe: die alten Seitenzahlen kennzeichnen oder entfernen.
Bilder als Buchstaben: Bilder und Logos werden manchmal nicht als Bild erkannt. Die KI liest sie dann als Text, und mitten im Inhalt stehen zwei grosse Buchstaben ohne Sinn.
Unlesbare Tabellen: Wird ein Dokument eingescannt oder mehrfach komprimiert, verlieren die Buchstaben ihre Schärfe. In Tabellen liest die KI dann nicht mehr jedes Wort sauber aus. Es fehlen Wörter, oder es entstehen neue, die so nie dastanden.
Prüfen, bevor die KI liest
Aus diesen Befunden entstand eine Prüfanweisung. Sie prüft jedes Dokument, bevor es in die Wissensbasis kommt:
Ist der Inhalt als Text vorhanden oder nur als Bild?
Gibt es nur eine gültige Fassung?
Ist jede Aufgabe genau einer Rolle zugeordnet?
Widersprechen sich Dokumente untereinander?
Sind Begriffe eindeutig?
Änderungen am Dokument gibt es erst nach Freigabe. Zuerst wird die Word-Datei korrigiert, danach entsteht das PDF neu.
Was daraus wurde
Das Szenario wurde in mehreren Schritten umgebaut. Fassung 2.0 regelte die Zuständigkeiten neu. Fassung 2.1 ergänzte jedes Flussdiagramm um eine Schrittfolge in Textform, mit Kennungen wie A1 oder V5 und klaren Wenn-dann-Regeln. Fassung 2.2 teilte den Plan in zehn Einzeldokumente, jedes zu einem Thema, mit festem Namensschema.
Die Diagramme blieben. Sie helfen den Menschen. Daneben steht jetzt derselbe Inhalt als Text. Der hilft der KI.
Was das für Ihre Dokumente heisst
Die meisten Handbücher, Notfallpläne und Arbeitsanweisungen sind für Menschen erstellt. Vor dem KI-Einsatz braucht es einen Blick mit anderen Augen: Was davon kann eine KI lesen? Was steht doppelt, was widerspricht sich, was ist nur ein Bild?
Diese Prüfung braucht keinen Zugriff auf das KI-System. Sie braucht nur die Dokumente. Und sie spart später die Fehlersuche in den Antworten.
Die KI liefert einen Entwurf. Die Fassung, die gilt, prüft und gibt ein Mensch frei. Das klingt selbstverständlich, und im Gespräch stimmen alle zu. Im Alltag fehlt dann oft die Zeit, jede Zeile an der Quelle nachzulesen. Deshalb lohnt es sich, die Dokumente so aufzubereiten, dass die Prüfung schnell geht.
Legende: KI = Künstliche Intelligenz
